窮忙大解放

商業周刊 第1065期2008-04-21
製作人:郭奕伶撰文者:曠文琪研究員:楊少強

你還陷在窮忙的漩渦裡,無法自拔嗎?全球的聰明工作者現在已經找出了一套時間運用公式,讓你工作時間變少,卻賺更多!別再幻想要做到退休,才能自己決定怎麼用時間,現在,跟著我們,一起拿回時間主導權!

你還陷在窮忙的漩渦裡,無法自拔嗎?別再幻想要做到退休,才能自己決定怎麼用時間。

一、距離七十五歲,你知道自己的生命還有多少分鐘嗎?(答案詳見文末)

二、你今天的時間花到哪裡去了?

三、你未來三年,想達到什麼目標?你現在做的,與這件事有關嗎?

如果你沒問過自己上述三個問題,那麼,小心,你的時間帳戶可能正亮著黃燈!

當你點算銀行存款裡的數字時,你清楚自己「時間帳戶」裡的進出數字嗎?畢竟,時間比金錢更寶貴。

跟全球首富巴菲特(Warren Buffett)、台灣首富郭台銘相比,我們的銀行存款就像印度恆河裡的沙子,微不足道。然而,每個人一天都只有二十四小時,就這一點來看,我們與巴菲特、郭台銘是站在同一個起跑點的。

可是,你想過,時間也可以像金錢一樣,發揮複利的效果嗎?請看以下三個案例。

你還在超時工作嗎? 
快找出「關鍵二○%」專注投入

案例一:美國,三十歲的提摩西.費里斯(Timothy Ferris)。


四年前,費里斯就像大多數辛勤工作的創業族一樣,每天工作超過十四個小時,年收入為四萬美元。

但現在,他每個星期只工作四小時,收入卻是以前的十二倍。換算一下,他的時間報酬率竟然是以前的二百九十七倍!省下來的時間,他用來主持電視節目、衝浪、潛水,他還是世界探戈錦標賽的紀錄保持人。

去年,他將自己的時間管理方式集結成書(《一週工作四小時,晉升新富族》),他既沒上歐普拉脫口秀,也沒到處巡迴打書,該書竟一舉登上《紐約時報》(New York Times)、亞馬遜網路書店等暢銷排行榜第一名。

他的時間管理學被矽谷公司競相模仿,包括網景(Netscape)創辦人、哈佛商學院、麻省理工學院都競相邀請他演講。

費里斯的時間複利是如何產生的?有一天,他工作到疲累不堪時,偶然讀到十九世紀經濟社會學家帕瑞圖(Vilfredo Pareto)的八○/二○法則:「二○%的義大利國民,創造全義大利八○%的財富」,而不可思議的是,這法則適用於所有的事情。

也就是說,「八○%的產出,其實只來自二○%的投入,只要將時間專注在那二○%上,你就可以多出八○%的時間。」重點是,你必須找出那「關鍵的二○%」!

疲憊的他,彷彿發現新大陸般的興奮,立刻攤出客戶與業績的關係圖,他發現,果然公司九五%的業績,是由不到五%的客戶所撐起來的;但其他九五%的客戶卻占據他過去大部分的時間。於是,他當機立斷,把時間重新分配,不再主動理會那些可有可無的客戶,專心伺候那五%的金主。接著,他將此一法則,運用在資訊處理、會議主持各方面。

於是,他從窮忙族,晉升為新富族。 

你起頭做對了嗎? 
源頭最重要,贏家與輸家就差這一關

案例二:台灣,方天戟,台大EMBA一年級學生,他的另一個身分則是廣達電腦的資訊長。

他每週上課三天,每天晚上九點到十二點,還要閉關念書。然而每天,廣達有十萬台筆記型電腦要出貨,五百家供應商、客戶要管理,在歐洲、矽谷、中國的十座工廠,都要二十四小時監控。這,是一個橫跨全球五大洲的龐大資訊流。

十年前,他進廣達擔任資訊長時,一天工作十三小時,如今,廣達營業額成長了十七倍,但他每天的平均工時,卻降為現在的八小時,縮短三八%。

如果以營收角度來看,他現在每分鐘發揮的效益是過去的二十九倍!二十九倍,呈現的就是時間複利的威力,也是贏家與輸家的差別。「Plan、Plan、Plan」,是方天戟的時間複利心法。程式設計師出身的他說,寫程式的人都知道,如果一開始的指令寫錯,之後要揪出錯誤,得花好幾倍力氣,因為在一套程式裡,每一道指令都環環相扣。而時間管理就和寫程式一樣,開始的時候做對最重要。

十年前,廣達開始建置供應商資訊系統時,一般廠商都只以客戶別去區分系統。但他考量到,未來海外市場不止在美國,他寧願一開始多花時間,把客戶別再依照國家別畫分。後來市場多元化時,他因為基礎扎得夠穩,往上蓋的速度自然比別人快。「別人看我做事情做的複雜又花時間,其實,我只是把事情簡單化,」他說。

不止做事如此,他用人也如此。他雇用新人,一定先要求對方寫三個月的程式,他說,寫程式可以看出一個人的邏輯能力,邏輯能力強的人,不只會寫出好程式,做事也會有順序,人才的源頭對了,事情就容易做對。

確保用人、做事的源頭後,他手下統領的十位小當家,每個都跟了他十年,因為默契佳、授權品質也高,因此,他可以像拿破崙帶兵一樣,當戰局沒有太大變化時跟部屬說,他先去睡十分鐘,然後安心睡去。

從源頭著手,把事情做對,十年下來,方天戟多出來的時間,就拿來充電、投資自己,把自己的實力越墊越高,他的「時間流」產生正向循環,複利威力也由此產生。

你還在迷信花俏策略? 
回歸時間分配基本功反有效

案例三:麥肯錫等全球各大企管顧問公司。

近三年來,全球管理顧問界陸續回歸基本面,把「時間管理」列為企業必修學分。兩年多前,麥肯錫開始在台灣、印度等市場引進一套「基本功」(back to basic)專案。

麥肯錫董事林國澧說,當市場逐步邁向成熟之際,花俏的策略、創新的產品招數早被使盡,企業競爭的差距,回歸到營運效率的基本面。其中,時間分配,成為企業競爭力的關鍵,尤其是以人為主的服務業。

譬如,麥肯錫針對印度最大銀行導入基本功專案時,短短的四個月,平均業績竟然提升八三%。「這絕對不Sexy(迷人),但卻奏效。」此專案背後有什麼驚人的秘密?說穿了,只有一句口訣:「根據八二法則進行時間管理,並貫徹執行。」

麥肯錫發現,該行第一等級的業務員,績效是最差員工的一百倍。他們分析,員工績效差異如此巨大,時間管理是關鍵。「表現較差的業務員,都是將時間平均分配給所有客戶,或是照顧他最熟悉,但並非貢獻最大,或最具業績潛力的客戶。」

因此,他們開始改造專案,要求每個業務員將客戶分為三級。首先,列出第一級的前十大客戶,這些客戶雖然只占三%,但對業績貢獻最大,因此,「要每天都去想,我該如何服務他們。」對這些客戶要給予「無限卡」概念的時間資源,盡可能滿足其需求。

其次,你要找出第二級客戶,占比約二七%,這些客戶雖然沒有立即的利潤,但卻有潛力,因此,每月要定期問候一次。第三級,則是最後的七成客戶,只要「每個月定期花一個晚上,統一用mail等方式問候,」此外,別花任何時間在他們身上,除非他們主動要求。

這套方法的執行秘訣有三:一、定義出前十大客戶;二、一定要花最多時間在這十大客戶上;三、要狠心排除第三群客戶占用你的時間,他們是最容易打電話來「黏住」你的客戶,卻不會產生貢獻。

這個方法不難,「但很多人沒這樣做」,因為要這麼做,就是要把你手上的時間圖、客戶圖,認真的攤開來,做出改變。如此,「最快一個月,最慢三個月就有成效,」林國澧說。

你還信守一分耕耘、一分收穫? 
沒有富爸爸,更要用時間創造複利

上述三個案例都告訴我們一件事:「一分耕耘(時間),一分收穫」的時代已經過去了。

在輸家的世界,時間比成果等於一比一(甚至更小)。但在贏家的世界,時間比成果等於一比∞(無限大)。

如果你沒有富爸爸,沒有高學歷,也沒有人脈,你唯一的致勝之道,就是讓你的時間,像金錢一樣,滾出正的「時間流」,不斷製造出資產,而不是負債。

五月將在台出版的《槓桿思考術》(漫遊者文化出版社)作者本田直之指出,「時間投資得好,就會帶來複利的力量。」

過去,我們把時間當作耗材,用完就沒了。而現代生活中,環繞著竊取我們時間的聰明小偷諸如電子郵件、手機等,讓我們很容易失去時間的主控權。

「我們彷彿生活在一群小蟲之中,生命、時間不斷被啃蝕,」曾在哈佛醫學院擔任二十年教職的哈洛威爾(Edward M. Hallowell)醫師警告,「殺時間(killing time)比燒錢(burning money)還要糟糕!」

如果你將時間的主控權交給老闆、家人、或朋友,一天下來,你會發現,你的「時間投入」扣掉「時間產出」後,毫無結餘。

日復一日,五年、十年後,你每天早上總是背起沉重的公事包,認真的工作,被時間窮追不捨,然後晚上筋疲力竭的回家,睡一覺後,明天清晨,繼續工作……,你的工作效果遞減,晉升無望。

你就像把時間存到一個零利率的銀行,甚至負利率的銀行一樣,「時間越存越薄。」別笑,這是發生在多數人身上的現象。

請算一下,十年前,你每小時的薪水是多少?現在呢?你可能發現,自己的時薪正在貶值,連通貨膨脹速度都趕不上!

要脫離窮忙族輪迴,就要拿回時間主控權!

你還在列「to do list」? 
快點思考「to be」,知道什麼不要做

成功學大師史蒂芬‧柯維(Stephen Covey)指出,現代人需要「第四代時間管理」, 它跟傳統時間管理的最大差異是,它不只談事,還談人。

過去,時間管理談的是「to do list」(待辦事項清單),它用的是加法,盡可能的把所有事情塞入你有限的時間裡,但最後卻常常因為太累,且不知道為何而戰,最後放棄管理時間。

然而,第四代時間管理的重點是「to be」(你想成為什麼?)。你必須先思考,你想成為什麼?然後,設出優先順序,善用減法,做關鍵的事情。源頭想清楚了,談「to do list」,才有意義。

「知道不做什麼,比知道要做什麼,更重要,」寫下暢銷書《從A到A+》(Good to great)的作者柯林斯(Jim Collins)說,每年初始,他都會列出今年他優先要做的事情,也寫下不要做的事,最後,清單理出來後,他又會再刪除最後的三分之一或四分之一,不浪費一點時間在上面。這樣才能專注在重要的事上。

因此,要拿回時間主控權,請先從源頭規畫目標開始,按照八二法則分配時間,將精力集中在關鍵的二○%事情,捨棄不重要的。空出來的時間,你必須自我投資,去充電、閱讀,或陪伴家人,創造你想要的競爭力資產,譬如人脈競爭力、領導力等。

如此,時間流才會出現結餘,用來投資可增加個人競爭力的資產,一步步墊高你的競爭力,提升你的時間效益,成為「時間富爸爸」。

花旗銀行副總裁暨分行經理洪志成,就是一位時間富爸爸。

舞台上,洪志成拿起麥克風,「我們所有人都表現得很棒,就像是……」他如數家珍的說出某位優秀員工的優點,然後把禮物從口袋裡掏出來,拍了拍員工的肩膀。受獎者,感動莫名,剛上任的主管竟然這麼懂自己。

「只要我花時間,效果就做足。」洪志成手下管理的理財專員,操控新台幣千億資產,前四個月,他還接下一個事業單位,合計他手下員工二百八十人,他也是兩個小孩的父親。

跟所有人相同,他一天只有二十四個小時,若要平均分配,一個人大概分不到幾分鐘。但他卻有本事,不缺席小孩任何一場家長說明會,新業務照樣成長。

「我都抓point,然後,我讓時間自己再生出來。」洪志成說,他把三分之一的時間放在人身上,因為,「人對了,事情就會對了,」「這個人本來幫我做五分鐘的事情,我現在再投資一點時間在他身上,他未來可能幫我五十分鐘。」

「就像定存有利息,或是投資有獲利,我會越做越輕鬆。」洪志成決定了「投資標的」就全心專注。「要一擊就中!」上述的頒獎典禮,他先找來該員工的主管,把成績寫出來,然後討論、買禮物,在早晨通勤時,他腦子裡再排演一次當天情節,聽來很費工,但是,他透過總計不到一小時的時間投資,卻讓未來該部門近百位員工的時間真正被他所用。

猜猜看,一般人之所以時間管理失序,是因為:一、無法辨別事情重要性;二、無力或不願有條不紊的行事;三,缺乏堅持原則的自制力?

你如何對付時間敵人? 
要學習說不,辨別事情重要性

「大多數人的答案是缺乏自制力!」但柯維說:「我卻認為,那是確立目標的功夫不夠,而且不能由衷接受事有輕重緩急觀念所致。」

要成為時間富爸爸,你必須歷經三道關卡的淬煉。第一關,你能否對自己誠實?你必須跟自己對談,才能決定什麼是最重要的事。第二關,你能否取捨?定出明確的優先順序。第三關,你能否持之以恆做下去?

其中第二關,捨的學問,知易行難。最難的是,來自老闆的要求,這類要求總是永無止境,並無法抵擋。你能怎麼辦?

一○四人力銀行行銷總監邱文仁上頭就有兩個老闆,有時兩人各丟一件重要任務,她自己手上還有三場記者會要開,怎麼辦?「老闆要聽的是答案而不是拒絕,」把握這個原則,邱文仁的溝通三部曲就是:一、先傾聽,「這是給自己機會和老闆溝通,」你不能一開口就拒絕老闆。二、用實際數據(而非情境描述),告訴老闆自己目前的工作負荷。三、主動向老闆提其他可行替代方案。她深知,硬著頭皮接下任務,後果就是累垮自己,還達不到老闆的要求。因此,她藉由溝通三部曲,將「No」藏在答案裡。這樣一來,老闆就不會成為你時間管理的敵人。

時間,是別人搶不走的資產,也是你替自己加薪的最快捷徑。越早做,時間的複利越豐厚,是穩賺不賠的投資術。

「忙碌,只是偷懶的一種形式,那是因為你懶得思考和分辨自己的行動。」費里斯說。現在,拿起紙筆,盤點你的時間效益(見上表),擺脫窮忙族,學做時間富爸爸吧!

*7個步驟,從窮忙族變新富族!
步驟1 問自己 我最想成為什麼人?
用「我想成為一個XXX」,替你的時間帳戶開戶。
方法:替你的70歲生日寫篇生日頌,寫出一生最有成就與驕傲的事,了解自己的渴望。若真想不出來,就拿出紙筆以「我現在是,我有,我能夠……」為起始,憑直覺用力寫5分鐘,別中斷。

步驟2 列出我需要扮演的角色明細
方法:把現在自己扮演的角色列出,如員工、父親、兒子、某社團成員、義工等,然後,把不喜歡的角色刪除,先從容易脫離的開始,最後,選出7個你願意且必須扮演,且會做得好的角色。除非你是超級工作狂,否則別忽略家庭的角色。

步驟3 定出2年關鍵任務
方法:思考這些角色要達到你夢想中的目標、關鍵任務為何?什麼任務在未來1、2年達成,對達成理想最有幫助,如「我要成為頂尖的業務員」、「我要建立起自己的忠誠客戶群」。

再重複一次,要把能量放在「你比人家在行、讓你愉快,且對你生命遠景影響最大的事」。

步驟4 以SMART法,定年度目標
S(特定性)—別說去找客戶。要說:「每天都會去開發新客戶」
M(可測性)—要說「每天開發出50個具有100萬以上消費力、有購買意願的新客戶」
A(行動性與肯定性)—勇於拒絕跟目標無關的事,用詞可婉轉
R(實際性)—別定遙不可及的目標
T(有期限性)—才能評估成效

步驟5 每週與自己約會1次
請參考「4大象限圖」,訂出事情的優先順序。
方法:建議每週末用半小時做週計畫表,這半小時就是你跟自己的約會時間,請遵守。

步驟6 每晚回顧
方法:每天工作結束前,以書面做好明日行程表,要留下點可用時間,別全填滿。
另外,回顧今日結果,習慣每天檢視後,時間應用會更有紀律。

步驟7 恭喜你 你正快速累積起時間財富
但記得,要隨時維持熱情,讓你的時間管理持之以恆。
方法:如幻想自己將達到目標時的愉快感,或把大目標切割成幾個小目標,這樣就可提高成功率,增加自我成就感!

*距離七十五歲,你的生命還有多少分鐘 :
75歲的生命共3,942萬分鐘
如果你現在25歲,你還有 2,628萬分鐘
如果你現在30歲,你還有 2,365萬分鐘
如果你現在40歲,你還有 1,839萬分鐘
如果你現在50歲,你還有 1,314萬分鐘
如果你現在60歲,你還有 899萬分鐘
如果你現在74歲,你還有 52萬分鐘

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