窮忙大解放
商業周刊 第1065期2008-04-21
製作人：郭奕伶撰文者：曠文琪研究員：楊少強
你還陷在窮忙的漩渦裡，無法自拔嗎？全球的聰明工作者現在已經找出了一套時間運用公式，讓你工作時間變少，卻賺更多！別再幻想要做到退休，才能自己決定怎麼用時間，現在，跟著我們，一起拿回時間主導權！
你還陷在窮忙的漩渦裡，無法自拔嗎？別再幻想要做到退休，才能自己決定怎麼用時間。
一、距離七十五歲，你知道自己的生命還有多少分鐘嗎？（答案詳見文末）
二、你今天的時間花到哪裡去了？
三、你未來三年，想達到什麼目標？你現在做的，與這件事有關嗎？
如果你沒問過自己上述三個問題，那麼，小心，你的時間帳戶可能正亮著黃燈！
當你點算銀行存款裡的數字時，你清楚自己「時間帳戶」裡的進出數字嗎？畢竟，時間比金錢更寶貴。
跟全球首富巴菲特（Warren Buffett）、台灣首富郭台銘相比，我們的銀行存款就像印度恆河裡的沙子，微不足道。然而，每個人一天都只有二十四小時，就這一點來看，我們與巴菲特、郭台銘是站在同一個起跑點的。
可是，你想過，時間也可以像金錢一樣，發揮複利的效果嗎？請看以下三個案例。
你還在超時工作嗎？
快找出「關鍵二○％」專注投入
案例一：美國，三十歲的提摩西．費里斯（Timothy Ferris）。
四年前，費里斯就像大多數辛勤工作的創業族一樣，每天工作超過十四個小時，年收入為四萬美元。
但現在，他每個星期只工作四小時，收入卻是以前的十二倍。換算一下，他的時間報酬率竟然是以前的二百九十七倍！省下來的時間，他用來主持電視節目、衝浪、潛水，他還是世界探戈錦標賽的紀錄保持人。
去年，他將自己的時間管理方式集結成書（《一週工作四小時，晉升新富族》），他既沒上歐普拉脫口秀，也沒到處巡迴打書，該書竟一舉登上《紐約時報》（New York Times）、亞馬遜網路書店等暢銷排行榜第一名。
他的時間管理學被矽谷公司競相模仿，包括網景（Netscape）創辦人、哈佛商學院、麻省理工學院都競相邀請他演講。
費里斯的時間複利是如何產生的？有一天，他工作到疲累不堪時，偶然讀到十九世紀經濟社會學家帕瑞圖（Vilfredo Pareto）的八○／二○法則：「二○％的義大利國民，創造全義大利八○％的財富」，而不可思議的是，這法則適用於所有的事情。
也就是說，「八○％的產出，其實只來自二○％的投入，只要將時間專注在那二○％上，你就可以多出八○％的時間。」重點是，你必須找出那「關鍵的二○％」！
疲憊的他，彷彿發現新大陸般的興奮，立刻攤出客戶與業績的關係圖，他發現，果然公司九五％的業績，是由不到五％的客戶所撐起來的；但其他九五％的客戶卻占據他過去大部分的時間。於是，他當機立斷，把時間重新分配，不再主動理會那些可有可無的客戶，專心伺候那五％的金主。接著，他將此一法則，運用在資訊處理、會議主持各方面。
於是，他從窮忙族，晉升為新富族。
你起頭做對了嗎？
源頭最重要，贏家與輸家就差這一關
案例二：台灣，方天戟，台大EMBA一年級學生，他的另一個身分則是廣達電腦的資訊長。
他每週上課三天，每天晚上九點到十二點，還要閉關念書。然而每天，廣達有十萬台筆記型電腦要出貨，五百家供應商、客戶要管理，在歐洲、矽谷、中國的十座工廠，都要二十四小時監控。這，是一個橫跨全球五大洲的龐大資訊流。
十年前，他進廣達擔任資訊長時，一天工作十三小時，如今，廣達營業額成長了十七倍，但他每天的平均工時，卻降為現在的八小時，縮短三八％。
如果以營收角度來看，他現在每分鐘發揮的效益是過去的二十九倍！二十九倍，呈現的就是時間複利的威力，也是贏家與輸家的差別。「Plan、Plan、Plan」，是方天戟的時間複利心法。程式設計師出身的他說，寫程式的人都知道，如果一開始的指令寫錯，之後要揪出錯誤，得花好幾倍力氣，因為在一套程式裡，每一道指令都環環相扣。而時間管理就和寫程式一樣，開始的時候做對最重要。
十年前，廣達開始建置供應商資訊系統時，一般廠商都只以客戶別去區分系統。但他考量到，未來海外市場不止在美國，他寧願一開始多花時間，把客戶別再依照國家別畫分。後來市場多元化時，他因為基礎扎得夠穩，往上蓋的速度自然比別人快。「別人看我做事情做的複雜又花時間，其實，我只是把事情簡單化，」他說。
不止做事如此，他用人也如此。他雇用新人，一定先要求對方寫三個月的程式，他說，寫程式可以看出一個人的邏輯能力，邏輯能力強的人，不只會寫出好程式，做事也會有順序，人才的源頭對了，事情就容易做對。
確保用人、做事的源頭後，他手下統領的十位小當家，每個都跟了他十年，因為默契佳、授權品質也高，因此，他可以像拿破崙帶兵一樣，當戰局沒有太大變化時跟部屬說，他先去睡十分鐘，然後安心睡去。
從源頭著手，把事情做對，十年下來，方天戟多出來的時間，就拿來充電、投資自己，把自己的實力越墊越高，他的「時間流」產生正向循環，複利威力也由此產生。
你還在迷信花俏策略？
回歸時間分配基本功反有效
案例三：麥肯錫等全球各大企管顧問公司。
近三年來，全球管理顧問界陸續回歸基本面，把「時間管理」列為企業必修學分。兩年多前，麥肯錫開始在台灣、印度等市場引進一套「基本功」（back to basic）專案。
麥肯錫董事林國澧說，當市場逐步邁向成熟之際，花俏的策略、創新的產品招數早被使盡，企業競爭的差距，回歸到營運效率的基本面。其中，時間分配，成為企業競爭力的關鍵，尤其是以人為主的服務業。
譬如，麥肯錫針對印度最大銀行導入基本功專案時，短短的四個月，平均業績竟然提升八三％。「這絕對不Sexy（迷人），但卻奏效。」此專案背後有什麼驚人的秘密？說穿了，只有一句口訣：「根據八二法則進行時間管理，並貫徹執行。」
麥肯錫發現，該行第一等級的業務員，績效是最差員工的一百倍。他們分析，員工績效差異如此巨大，時間管理是關鍵。「表現較差的業務員，都是將時間平均分配給所有客戶，或是照顧他最熟悉，但並非貢獻最大，或最具業績潛力的客戶。」
因此，他們開始改造專案，要求每個業務員將客戶分為三級。首先，列出第一級的前十大客戶，這些客戶雖然只占三％，但對業績貢獻最大，因此，「要每天都去想，我該如何服務他們。」對這些客戶要給予「無限卡」概念的時間資源，盡可能滿足其需求。
其次，你要找出第二級客戶，占比約二七％，這些客戶雖然沒有立即的利潤，但卻有潛力，因此，每月要定期問候一次。第三級，則是最後的七成客戶，只要「每個月定期花一個晚上，統一用mail等方式問候，」此外，別花任何時間在他們身上，除非他們主動要求。
這套方法的執行秘訣有三：一、定義出前十大客戶；二、一定要花最多時間在這十大客戶上；三、要狠心排除第三群客戶占用你的時間，他們是最容易打電話來「黏住」你的客戶，卻不會產生貢獻。
這個方法不難，「但很多人沒這樣做」，因為要這麼做，就是要把你手上的時間圖、客戶圖，認真的攤開來，做出改變。如此，「最快一個月，最慢三個月就有成效，」林國澧說。
你還信守一分耕耘、一分收穫？
沒有富爸爸，更要用時間創造複利
上述三個案例都告訴我們一件事：「一分耕耘（時間），一分收穫」的時代已經過去了。
在輸家的世界，時間比成果等於一比一（甚至更小）。但在贏家的世界，時間比成果等於一比∞（無限大）。
如果你沒有富爸爸，沒有高學歷，也沒有人脈，你唯一的致勝之道，就是讓你的時間，像金錢一樣，滾出正的「時間流」，不斷製造出資產，而不是負債。
五月將在台出版的《槓桿思考術》（漫遊者文化出版社）作者本田直之指出，「時間投資得好，就會帶來複利的力量。」
過去，我們把時間當作耗材，用完就沒了。而現代生活中，環繞著竊取我們時間的聰明小偷諸如電子郵件、手機等，讓我們很容易失去時間的主控權。
「我們彷彿生活在一群小蟲之中，生命、時間不斷被啃蝕，」曾在哈佛醫學院擔任二十年教職的哈洛威爾（Edward M. Hallowell）醫師警告，「殺時間（killing time）比燒錢（burning money）還要糟糕！」
如果你將時間的主控權交給老闆、家人、或朋友，一天下來，你會發現，你的「時間投入」扣掉「時間產出」後，毫無結餘。
日復一日，五年、十年後，你每天早上總是背起沉重的公事包，認真的工作，被時間窮追不捨，然後晚上筋疲力竭的回家，睡一覺後，明天清晨，繼續工作……，你的工作效果遞減，晉升無望。
你就像把時間存到一個零利率的銀行，甚至負利率的銀行一樣，「時間越存越薄。」別笑，這是發生在多數人身上的現象。
請算一下，十年前，你每小時的薪水是多少？現在呢？你可能發現，自己的時薪正在貶值，連通貨膨脹速度都趕不上！
要脫離窮忙族輪迴，就要拿回時間主控權！
你還在列「to do list」？
快點思考「to be」，知道什麼不要做
成功學大師史蒂芬‧柯維（Stephen Covey）指出，現代人需要「第四代時間管理」， 它跟傳統時間管理的最大差異是，它不只談事，還談人。
過去，時間管理談的是「to do list」（待辦事項清單），它用的是加法，盡可能的把所有事情塞入你有限的時間裡，但最後卻常常因為太累，且不知道為何而戰，最後放棄管理時間。
然而，第四代時間管理的重點是「to be」（你想成為什麼？）。你必須先思考，你想成為什麼？然後，設出優先順序，善用減法，做關鍵的事情。源頭想清楚了，談「to do list」，才有意義。
「知道不做什麼，比知道要做什麼，更重要，」寫下暢銷書《從A到A+》（Good to great）的作者柯林斯（Jim Collins）說，每年初始，他都會列出今年他優先要做的事情，也寫下不要做的事，最後，清單理出來後，他又會再刪除最後的三分之一或四分之一，不浪費一點時間在上面。這樣才能專注在重要的事上。
因此，要拿回時間主控權，請先從源頭規畫目標開始，按照八二法則分配時間，將精力集中在關鍵的二○％事情，捨棄不重要的。空出來的時間，你必須自我投資，去充電、閱讀，或陪伴家人，創造你想要的競爭力資產，譬如人脈競爭力、領導力等。
如此，時間流才會出現結餘，用來投資可增加個人競爭力的資產，一步步墊高你的競爭力，提升你的時間效益，成為「時間富爸爸」。
花旗銀行副總裁暨分行經理洪志成，就是一位時間富爸爸。
舞台上，洪志成拿起麥克風，「我們所有人都表現得很棒，就像是……」他如數家珍的說出某位優秀員工的優點，然後把禮物從口袋裡掏出來，拍了拍員工的肩膀。受獎者，感動莫名，剛上任的主管竟然這麼懂自己。
「只要我花時間，效果就做足。」洪志成手下管理的理財專員，操控新台幣千億資產，前四個月，他還接下一個事業單位，合計他手下員工二百八十人，他也是兩個小孩的父親。
跟所有人相同，他一天只有二十四個小時，若要平均分配，一個人大概分不到幾分鐘。但他卻有本事，不缺席小孩任何一場家長說明會，新業務照樣成長。
「我都抓point，然後，我讓時間自己再生出來。」洪志成說，他把三分之一的時間放在人身上，因為，「人對了，事情就會對了，」「這個人本來幫我做五分鐘的事情，我現在再投資一點時間在他身上，他未來可能幫我五十分鐘。」
「就像定存有利息，或是投資有獲利，我會越做越輕鬆。」洪志成決定了「投資標的」就全心專注。「要一擊就中！」上述的頒獎典禮，他先找來該員工的主管，把成績寫出來，然後討論、買禮物，在早晨通勤時，他腦子裡再排演一次當天情節，聽來很費工，但是，他透過總計不到一小時的時間投資，卻讓未來該部門近百位員工的時間真正被他所用。
猜猜看，一般人之所以時間管理失序，是因為：一、無法辨別事情重要性；二、無力或不願有條不紊的行事；三，缺乏堅持原則的自制力？
你如何對付時間敵人？
要學習說不，辨別事情重要性
「大多數人的答案是缺乏自制力！」但柯維說：「我卻認為，那是確立目標的功夫不夠，而且不能由衷接受事有輕重緩急觀念所致。」
要成為時間富爸爸，你必須歷經三道關卡的淬煉。第一關，你能否對自己誠實？你必須跟自己對談，才能決定什麼是最重要的事。第二關，你能否取捨？定出明確的優先順序。第三關，你能否持之以恆做下去？
其中第二關，捨的學問，知易行難。最難的是，來自老闆的要求，這類要求總是永無止境，並無法抵擋。你能怎麼辦？
一○四人力銀行行銷總監邱文仁上頭就有兩個老闆，有時兩人各丟一件重要任務，她自己手上還有三場記者會要開，怎麼辦？「老闆要聽的是答案而不是拒絕，」把握這個原則，邱文仁的溝通三部曲就是：一、先傾聽，「這是給自己機會和老闆溝通，」你不能一開口就拒絕老闆。二、用實際數據（而非情境描述），告訴老闆自己目前的工作負荷。三、主動向老闆提其他可行替代方案。她深知，硬著頭皮接下任務，後果就是累垮自己，還達不到老闆的要求。因此，她藉由溝通三部曲，將「No」藏在答案裡。這樣一來，老闆就不會成為你時間管理的敵人。
時間，是別人搶不走的資產，也是你替自己加薪的最快捷徑。越早做，時間的複利越豐厚，是穩賺不賠的投資術。
「忙碌，只是偷懶的一種形式，那是因為你懶得思考和分辨自己的行動。」費里斯說。現在，拿起紙筆，盤點你的時間效益（見上表），擺脫窮忙族，學做時間富爸爸吧！
＊7個步驟，從窮忙族變新富族！
步驟1 問自己 我最想成為什麼人？
用「我想成為一個XXX」，替你的時間帳戶開戶。
方法：替你的70歲生日寫篇生日頌，寫出一生最有成就與驕傲的事，了解自己的渴望。若真想不出來，就拿出紙筆以「我現在是，我有，我能夠……」為起始，憑直覺用力寫5分鐘，別中斷。
步驟2 列出我需要扮演的角色明細
方法：把現在自己扮演的角色列出，如員工、父親、兒子、某社團成員、義工等，然後，把不喜歡的角色刪除，先從容易脫離的開始，最後，選出7個你願意且必須扮演，且會做得好的角色。除非你是超級工作狂，否則別忽略家庭的角色。
步驟3 定出2年關鍵任務
方法：思考這些角色要達到你夢想中的目標、關鍵任務為何？什麼任務在未來1、2年達成，對達成理想最有幫助，如「我要成為頂尖的業務員」、「我要建立起自己的忠誠客戶群」。
再重複一次，要把能量放在「你比人家在行、讓你愉快，且對你生命遠景影響最大的事」。
步驟4 以SMART法，定年度目標
S(特定性)—別說去找客戶。要說：「每天都會去開發新客戶」
M(可測性)—要說「每天開發出50個具有100萬以上消費力、有購買意願的新客戶」
A(行動性與肯定性)—勇於拒絕跟目標無關的事，用詞可婉轉
R(實際性)—別定遙不可及的目標
T(有期限性)—才能評估成效
步驟5 每週與自己約會1次
請參考「4大象限圖」，訂出事情的優先順序。
方法：建議每週末用半小時做週計畫表，這半小時就是你跟自己的約會時間，請遵守。
步驟6 每晚回顧
方法：每天工作結束前，以書面做好明日行程表，要留下點可用時間，別全填滿。
另外，回顧今日結果，習慣每天檢視後，時間應用會更有紀律。
步驟7 恭喜你 你正快速累積起時間財富
但記得，要隨時維持熱情，讓你的時間管理持之以恆。
方法：如幻想自己將達到目標時的愉快感，或把大目標切割成幾個小目標，這樣就可提高成功率，增加自我成就感！
＊距離七十五歲，你的生命還有多少分鐘 ：
75歲的生命共3,942萬分鐘
如果你現在25歲，你還有 2,628萬分鐘
如果你現在30歲，你還有 2,365萬分鐘
如果你現在40歲，你還有 1,839萬分鐘
如果你現在50歲，你還有 1,314萬分鐘
如果你現在60歲，你還有 899萬分鐘
如果你現在74歲，你還有 52萬分鐘
